Kako sam smanjio tjedni radni sati od 40 do manje od 8

Može li izvršni direktor raditi 8 sati tjedno? Da, i Evo kako sam to učinio ...

Sjediš na svom stolu spremnom da uništi svoj radni dan. Skuhate lonac kave, izbacite kalendar i uronite u svoj najvažniji zadatak. A onda se to dogodi. Telefon zazvoni, ili suradnik zaustavlja se da kaže "hej". Možda vaš šef ljulja na pitanja o tim TPS izvješćima.

Bez obzira na vrstu prekida s kojim se suočavate, to je neugodno. A ako radite u uredu, točno znate o čemu govorim. Ako sjediš iza onog stola i "stane", svatko misli da je savršeno u redu da se uključe.

Nažalost, ti slučajni angažmani mogu apsolutno ubiti vašu produktivnost. Ne samo da vas mogu odvući od zadatka, već mogu potrošiti vašu mentalnu energiju za taj dan. Iako nisam primijetio koliko sam vremena izgubio prije nego što sam imala djecu, sada više primijetim da imam četiri. I da, budući da sam roditelj, teško je ograničio moju sposobnost da izdržim malu razgovor i bezumno zezanje. Roditelji, znate o čemu govorim.

Dvadeset minuta u hodniku govori o sinoćnoj igri. Suradnik koji žali na radnom mjestu. Ležeran ručak poziva koji se pretvara u dvosatnu aferu protiv svoje volje. To je vrsta stvari koja može trošiti vašu produktivnost i smanjiti vaš potencijal.

Stvaranje prostora i stvaranje novog puta

Nakon nekoliko godina izdržavanja ovih izgubljenih trenutaka i prilika, bio sam uvjeren u nešto potrebno za promjenu. Htjela sam više izaći iz ureda, ali da bih ostvarila gotovo jednaku količinu posla. Što je još važnije, želio sam prestati trošiti toliko vremena kad bih mogao biti dom sa svojom obitelji ili uživanje u životu.

U početku sam mislio da će češće napustiti ured biti nemoguć. Mislim, kako bi moglo ostaviti češće, ali još uvijek postići istu razinu posla?

Naravno, bio sam glavni izvršni direktor tvrtke za upravljanje vlastitom imovinom, ali to ne znači da bih mogao doći i otići kao što sam zadovoljan. Ako nisam u uredu, što bi moji klijenti mislili? Je li moja ekipa čak mogla trčati sve u mom odsustvu? Što ako nešto pođe krivo?

Trebalo mi je neko vrijeme da shvatim da sam potrošena s ograničavajućim uvjerenjima. Srećom, nekoliko nevjerojatnih poduzetnika i vođa misli koja me natjerala da shvatim pogrešku mojih putova.

Najprije sam pročitao Tim Ferrisovu knjigu 4-satni radni tjedan i shvatio što je moguće. Korištenjem strategija u svojoj knjizi mogla bih značajno smanjiti vrijeme u uredu, zar ne?

Drugo, pridružio sam se treniranju programom nazivom Strateški trener. Tijekom ovog programa upoznali su me s konceptom "stvaranja prostora".

Jedna vježba koju smo morali učiniti je uključiti broj slobodnih dana koje smo imali u prošloj godini. Zašto? Jer su rekli da moramo naučiti stvoriti prostor u našem životu. I da stvorimo taj prostor, morali smo sebi odmoriti i neko vrijeme.

Tijekom vremena mentalna vježba "stvaranja prostora" omogućila mi je da shvatim što je važno u mom životu, a zatim ostatak izvadite.

Treće, počeo sam slušati genije produktivnosti poput Michaela Hyatta. Vrlo produktivni poduzetnici ne rade na taj način, kaže Hyatt. Učili su postati iznimno produktivni upravljanjem njihovim okruženjima.

Prema Hyattu, stalni prekidi i ometanja su prepreka za # 1 poduzetnika dok oni provjeravaju svoje liste obveza i rade prema njihovim ciljevima.

I to je sramota, bilježi Hyatt. "Poduzetnici i rukovoditelji poput nas imaju previše vrijednosti za doprinos našim poslovima i ljudima koji su najvažniji u našem životu kako bismo dopustili da nas ometanje povuče", kaže on na svojoj web stranici.

Samo slušanje takvih stručnjaka me naučilo "stvoriti prostor" i odmaknuti se od moje situacije do određene mjere. Odatle sam krenuo na put da bih ograničio distractions i izgradio bolji radni dan.

S vremenom sam dovodio vrijeme ureda od 40 sati / tjedan do 8 sati, bez utjecaja na produktivnost i još veću zaradu tijekom vremena.

Kako sam to uradio? Evo pojedinosti:

# 1: striktno sam angažirao.

Iako već imam ravnatelja odnosa s klijentima na osoblje, dodao sam i savjetnika suradnika. Ovaj profesionalni posao bio je "biti ja" kad nisam bio tamo - pružajući stručne savjete našim klijentima i pružajući usluge koju zaslužuju.

Ovo je mjesto gdje osjećam da mnogi vlasnici malih tvrtki ne uspiju. U strahu da nitko nikada ne bi mogao stajati u svojim cipelama, oni odbijaju outsourcirati svoje najvažnije djelo. No, ako želite smanjiti broj sati, ovaj je korak ključan.

Trebalo je neko vrijeme da se sve podigne. Mjesec dana sam morao raditi 60 tjedana kako bih ga naučio sve što je trebao znati. Ali nakon što je naporan posao, imao sam pouzdani i polirani kolega koji se oslanjaju.

# 2: Započeli smo dokumentirati naše procese.

Na kraju sam naučio kako bih mogao olakšati život pojednostavljenjem procesa koje sam ponovo i iznova učinio. Alat na kojem sam se spotaknuo, Sweet Process, pomaže vam stvoriti procese za sve u vašem poslovanju.

Pomoću ovog alata počeli smo izraditi procese za zadatke na višoj razini kao što je otvaranje novih računa. Odatle smo stvorili procese za stvaranje bankovnih depozita i obradu doprinosa klijenata. Kad smo dobili sve zadaće višeg nivoa, čak smo stvorili sustave za preuzimanje malih zadataka u našem radnom danu.

Stvaranje svih procesa zahtijeva unapređenje posla, ali nakon što se proces obavlja i osoba je obučena, nikad više ne morate to učiniti. Čak i bolje, ako ikada morate zaposliti nekog novog ili zamijeniti tu osobu, vaš dokumentirani proces može poslužiti kao priručnik za obuku.

# 3: "Stvorio sam prostor" i zakazano vrijeme.

Jednom sam unajmio više ljudi i stvorio procese, morao sam zakazati vrijeme da vidim može li moja nova strategija funkcionirati. Dakle, upravo sam to učinio - iako sam se morao prisiliti. Isprva bih provodila vrijeme vikanja u kafiću ili rad od kuće. Na taj način sam mogao testirati sposobnosti svojih zaposlenika, a da ne napuštam potpuno.

Jednom kad sam se osjećala ugodno, počela sam se utrljati utorkom. Tada sam počela dodavati više "izvan dana" u svoj kalendar svaki tjedan. Na kraju sam svaki tjedan bio na svega 8 sati u uredu, ali sve je i dalje bilo glatko. I da, osjećala se sjajno!

# 4: poboljšali smo komunikaciju.

Prije nego što sam smanjio broj sati, primarni izvori komunikacije u našem uredu bili su e-mail, tekst i google chat. To je radio neko vrijeme, ali na kraju smo shvatili da gubimo razgovore i detalje na ovaj način.

Tada smo naišli na program nazvan Slack. Zastoj nam je omogućio stvaranje kanala specifičnih za određene potrebe za našom financijskom savjetodavnom tvrtkom, a zatim stvaranje tekućih razgovora koje bismo mogli pretražiti za prošle pojedinosti. Gdje smo nekad izgubili važne informacije i razgovore, Slack je zadržao svu našu korespondenciju na jednom mjestu.

# 5: pregledali smo radnje i tražili načine za poboljšanje.

Baš kao u vojsci, stvorio sam proces za tjedne recenzije u mom uredu. Nismo se međusobno preispitivali, jer je tjedan prošao općenito. Kako je to bila komunikacija? Je li sve završilo? Je li bilo što padalo kroz pukotine?

Označavanjem bilo kakvih praznina u našoj komunikaciji i planiranju mogli bismo pronaći načine za poboljšanje. I upravo smo to učinili. S vremenom smo sve poboljšali od naše svakodnevne komunikacije do rezultata naših klijenata.

Konačne misli

Gdje sam jednom osjetio da nikad ne mogu odstupiti od ureda, sada radim samo oko 8 sati svaki tjedan. I kao posljednji nokat u lijesu i dokaz da sve što sam ovdje naznačio funkcionira, drastično smo poboljšali i našu profitabilnost. Zapravo, Upravljanje bogatstvom Saveza (moja tvrtka) ubrzava rast prihoda za 31% ove godine.

S više vremena na mojim rukama, sada sam sposoban biti bolji otac i suprug. Osim toga, stvorio sam prostor i vrijeme da učinim nešto što sam oduvijek želio učiniti, a to je stvaranje tečaja usmjerenog prema financijskim savjetnicima koji žele postati sila koja treba računati u online prostoru.

I znate što još? Moj tečaj, formula za rast online savjetnika, na putu je da ove godine dodam 100.000 dolara prihoda mojem poslu. Ta činjenica naglašava ideju da više sati rada ne znači uvijek veće rezultate - i ponekad, manje je više.

Ništa od ovoga se ne bi moglo dogoditi da nikad nisam izašla - i da nikada nisam slušao pametne stručnjake za produktivnost koji su mi stvorili ovaj put.

Ako ste umorni od toga da radite više da biste ostvarili manje, svakako slušajte stručnjake koji proučavaju produktivnost kao da je njihov posao (jer je to). Možda se osjećate "zaglavljeni" i radite previše sati, ali nekoliko manjih promjena može stvoriti svijet razlike.