Tri vrste prijevara plaća: Jesu li vaši zaposlenici kradu od vas?

Većinu vremena, kada ljudi razmišljaju o zaposlenicima koji kradu s posla, misle o ljudima koji pljačkaju ormarić za opskrbu i donose kuće kutije olovaka i hrpe pravnih jastučića. Međutim, postoji još skupi oblik prijevare koji se događa kod tvrtki svih veličina diljem zemlje: prevare na plaću.

Plaćanje prijevara je iznenađujuće čest, što utječe na oko 30 posto poduzeća godišnje. Tvrtke gube milijune dolara zahvaljujući beskrupuloznim zaposlenicima koji uzmu više novca nego što su zaradili. To čak ne uključuje troškove povezane s istraživanjem mogućih prijevara i poduzimanjem mjera protiv počinitelja. U nekim slučajevima, zaposleni su naređeni platiti naknadu, ali često, prijevara zaposlenika rezultira gubitkom za tvrtku.

Međutim, nisu sve prijevare plaća stvorene jednake. Općenito, postoje tri vrste prijevara plaća: prijevara timesheet, zaposlenici duhova i pogrešno klasificiranje zaposlenika. Razumijevanje nijansi između svakog tipa pomaže istraživačima osposobljenima za školovanje da utvrde i zaustave zločine prije nego što troše novac tvrtke.

Prijevara timesheet

U prijevodu timesheet prijevara plaća se neispravno plaćanje zaposlenika za vrijeme njihova rada. U nekim slučajevima, tvrtke preplatite zaposlenike na temelju falsificiranih slanja upita; zaposlenici bi imali i sat suradnika za njima, a kada ne budu ni zakazani za rad. U jednoj zajedničkoj shematskoj shemi, zaposlenik će "zaboraviti" na sat ili izlaz, čime se zahtijeva ručni unos, a zatim dodaju dodatne satove. U drugim slučajevima, zaposleni za plaće mogu biti uključeni u shemu i ručno prevladavajući vremenske brojeve zaposlenika kako bi povećali broj radnih sati, ili čak i stopu plaće.

Uobičajena prijevara timesheet-a obično se može uhvatiti brzo putem redovitih revizija i pregleda rasporeda zaposlenika, te stroge politike u vezi s podnošenjem i promjenama u vremenskim intervalima. Na primjer, upravitelj mora odobriti sve ručne unose, a promjene u stopama plaćanja, vrsta zaposlenika ili upravitelj ili ljudski resursi moraju pisati dokumente u pisanom obliku. Revizije će otkriti anomalije - kao što je zaposlenik koji je obično zakazan za rad od ponedjeljka do petka iznenada u roku od vikendom - i zaustaviti prijevare u svojim stazama.

Ghost zaposlenici

Platite li zaposlenike koji zapravo ne rade za vas? Možda ćete biti iznenađeni. Zaposlenici Ghost su drugi najčešći oblik prijevare, a vaše osoblje za plaće ili upravitelj često to čine. Ukratko, zaposlenik duhova je ili lažni zaposlenik koji nikada nije radio za vašu tvrtku - ali tko je "stvoren" platnom listom za preusmjeravanje sredstava ili nekoga tko je nekoć radio za tvrtku, a od tada je ostao, ali nikada nije službeno prekinut u sustavu plaća.

Razmislite o ovom scenariju: Vaš službenik plaće je Mary Elizabeth Smith. Marija je odlučila da ne zaradi dovoljno, tako da stvara "novog" zaposlenika pod imenom Mary Beth Smith. Zatim, kad vodi platni list, prekida dvije čekove, jedna legitimna Mary Elizabeth, a potom još Mary Beth. U drugom scenariju, pretpostavimo da je zaposlenik nedavno napustio tvrtku. Vaš menadžer plaće Mary Elizabeth odluči da želi zaraditi plaću te osobe, tako da ne prekida svoju plaću, već umjesto toga skreće tu plaću čekom koja je izdana Mary Beth Smithu.

Mnogo poput prijevare timesheet-a, zaposlenici duhova obično se mogu isprazniti redovnim provjerama i uspoređujući vaše evidencije plaća s provjerenim čekovima ili depozitima kako bi pronašli anomalije poput duplikata imena, adresa i brojeva socijalnog osiguranja te imena zaposlenika koji više ne rade za tvrtku. Razdvajanje dužnosti također pomaže u sprječavanju ove vrste prijevare. Drugim riječima, osoba koja obrađuje platni list ne bi smjela biti ista osoba koja mijenja zapise zaposlenika.

Pogrešna klasifikacija radnika

Pogrešna klasifikacija radnika je vrsta prijevare plaća koje je počinila sama tvrtka, namjerno ili zbog nesporazuma o pravilima. IRS zahtijeva da poslodavci klasificiraju zaposlenike kao samostalni poduzetnici (1099 zaposlenika) ili W-2 zaposlenici, ovisno o vrsti posla koji rade, o načinu plaćanja i o parametrima posla.

Neki poslodavci namjerno klasificiraju zaposlenike kao 1099 radnika kako bi izbjegli plaćanje poreza na plaće, premija zdravstvenog osiguranja i druge pogodnosti što je jasna kršenja zakona i predstavlja prijevaru. Drugi zaposlenici slučajno pogrešno klasificiraju zaposlenike. U svakom slučaju, novčana kazna za takvu prijevaru može biti visoka kao i 25.000 dolara po primjeru - plus povratak poreza na plaće i kazne - tako da je najbolje raditi s kvalificiranom tvrtkom za plaće ili iskusnim upraviteljem kako bi odgovarajući osposobljavali zaposlenike.

Preuzimanje prijevara plaća je skupo za vaše poslovanje. Ostati na vrhu onoga tko se plaća koliko - i osigurati da se radnicima isplaćuje ono što zarađuju - važno je za vašu dno crta. Osim toga, kada ste platni spisak točni, možete usredotočiti vašu pažnju na zadržavanje onih papirnih linija od pješačenja iz ormara za opskrbu.